쌓여만 가는 진료기록부, 어떻게 처리할까?

법무법인 세승

신태섭 변호사

각 의료기관들은 의료기관을 운영하면서 나날이 쌓여만 가는 진료기록부들 관리에 적잖은 애로사항이 있다. 특히 이미 오래전에 내원이 끊긴 환자들의 진료기록부들의 경우에 더욱 고민이 아닐 수 없다. 가뜩이나 개인정보보호법이라는 생소한 규정들 때문에 이를 막연히 보관만할 수도 그렇다고 쉽사리 파기할 수도 없어 이러한 고민은 더욱 커져만 간다.

이에 보건복지부와 안전행정부는 지난해 12월말에 기존의 내용을 일부 수정한 ‘개인정보보호 가이드라인(의료기관 편)’을 다시 정비하여 이에 대한 안내를 시작하였다.

의료기관에서의 개인정보 파기와 관련된 주요 내용은 이렇게 요약될 수 있겠다. 의료기관은 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 하고, 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다.

아래에서 민간 의료기관 개설자를 중심으로 위 내용을 좀 더 구체적으로 살펴보겠다.

먼저 위에서 말하는 보유기간의 경과와 관련하여 진료기록의 보존기간을 세부적으로 살펴보면, 진료기록부, 수술기록은 10년이고, 간호기록부, 조산기록부, 환자명부, 검사소견기록, 방사선사진 및 그 소견서는 5년이며, 진단서 등의 부본은 3년이고, 처방전은 2년간 각각 보존하여야 한다. 이러한 진료기록은 마이크로필름이나 광디스크 등에 원본대로 수록하여 보존할 수 있다.

의료기관은 정당한 사유가 없는 한 위 보존기간이 경과된 날로부터 5일 이내에 진료기록을 파기하여야 한다. 참고적으로 의료기관을 폐업 또는 휴업할 경우에는 진료기록을 관할 보건소장에게 넘겨야 한다.

다만 위 보존기간이 경과하였더라도 진료목적상 필요한 경우 규모가 있는 의료기관은 매년 1회 이상 의무기록심의회와 같은 내부 심의를 거쳐 보존기간 연장여부를 결정할 수 있다. 소규모 의료기관은 별도의 의무기록심의회 구성 없이 내부 결재만을 통하여 연장여부를 결정할 수 있다. 주의할 것은 보존기간 연장여부를 결정할 때에 전체 진료정보가 아닌 개별 진료정보 즉 진료기록부, 처방전 등별로 연장사유, 연장기간 등을 심의하여야 한다. 연장기간은 연장사유에 부합된 최소한의 기간 동안 연장하도록 한다.

또한 의료기관의 인터넷 홈페이지 회원이 회원에서 탈퇴한 경우 의료기관은 더 이상 해당 회원의 개인정보를 보유할 이유가 없으므로 탈퇴한 날부터 5일 이내에 그 회원의 개인정보를 파기하여야 한다.

끝으로 파기방법과 관련하여, 전자적 파일 이외의 기록물이나 서면 등의 경우에는 파쇄 또는 소각하여야 하고, 전자적 파일인 경우에는 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제하여야 한다.

위와 같은 의료기관의 개인정보 파기와 관련된 주요 내용들을 정확히 숙지하여 개인정보보호법 위반의 위험으로부터 벗어나는 기회가 되길 바란다.

(출처 : 월간안과정보)